Een notulist en voorzitter zijn onmisbaar bij een effectieve vergadering. Hoe kunt u als deelnemer zorgen voor een nog effectievere vergadering? We hebben hier vijf tips voor u genoteerd.
1. Bereid uzelf goed voor
Lees de vergaderagenda en vraag vooraf om opheldering wanneer een agendapunt niet duidelijk is. Denk na over uw eigen inbreng en wat u uit de vergadering wilt halen.
2. Houd het bij de feiten
Breng slechts feiten in. Laat gevoelens of aannames achterwege.
3. Bent u noodzakelijk?
Heeft u tijdens de vergadering geen bijdrage geleverd? Vraag uzelf dan af of u eigenlijk wel aanwezig had moeten zijn.
4. Actief luisteren
Neem een actieve houding aan. Kijk iemand in de ogen wanneer hij of zij praat. Zorg ervoor dat u laat zien dat u luistert. Hiermee verkleint u de kans dat iemand zijn of haar punt gaat herhalen, waardoor de vergadering kan uitlopen.
5. Niet herhalen
Vertel duidelijk wat u wilt zeggen. Een goede voorzitter zorgt voor een samenvatting en zal om verduidelijking vragen als uw punt niet helder is. Uw punt komt niet duidelijker over, als u alsmaar herhaalt.